Groene Evenementen? 15 tips en trucs!

Green Events zijn ‘hot’ in 2009. To walk the green talk: hier 15 tips van meetingpartners - deel ze vooral - dat doe ik ook.

1. Stimuleer het gebruik van openbaar vervoer

Bij grote evenementen zijn lokale overheden graag bereid om met organisatoren samen te werken, om knelpunten te voorkomen. Bijvoorbeeld door shuttlebussen vanaf stations aan te bieden. U kunt ook een gratis bewaakte fietsenstalling aanvragen bij de gemeente. Bij kleinere evenementen kunt u bijvoorbeeld een gratis drankje aanbieden in ruil voor een openbaar vervoerkaartje, al dan niet in samenwerking uw sponsor. Uiteraard is het een must om uw bezoekers te informeren over het openbaar vervoer, via uw event website.

2. Bied mensen de mogelijkheid om te carpoolen

Carpoolen reduceert ook de Co2 uitstoot. Er zijn inmiddels meerdere online tools voor carpoolen voorhanden, die u kunt integreren met uw event website. Zo besparen uw deelnemers het milieu én hun benzinegeld. Hier een handig overzicht van Carpoolsites via Mashable (Engelstalig, ook voor Europa).

3. Organiseer uw evenement zoveel mogelijk op locatie

Dit is ook om het transport van mensen en goederen te minimaliseren. Heeft u uw eigen bedrijf wel eens als locatie bedacht? Er zijn voorbeelden van bedrijven die hun eigen parkeerplaats hebben omgetoverd tot prachtige event locatie. Er zijn tegenwoordig ook prachtige feesttenten te huren, die niet onder doen voor een professionele event locatie. Ook kostentechnisch interessant.

4. Biedt voor de registratie elektronische tickets met barcodes aan

Voor de event registratie hoeft u met elektronische tickets minder kostbaar papier te verspillen. Tijdens de beurs World of Events in Wiesbaden (Du.) zagen we dat sommige bezoekers een foto hadden gemaakt van de digitale barcode met hun mobiele telefoon. Deze werd bij de registratiebalie probleemloos door de barcode scanner gelezen. Handig.

5. Maak gebruik van USB-sticks voor documentatie

Al die geprinte papieren, dat is toch niet meer van deze tijd? USB-sticks zijn altijd opnieuw te gebruiken. Ze zijn ook leuk als cadeau met uw logo erop. U kunt ze bijvoorbeeld - met alle presentaties erop - aanbieden bij ontvangst. USB-sticks zijn al voor een paar euro verkrijgbaar, of u laat ze sponsoren.

6. Stel richtlijnen op voor het bewust omgaan met het milieu (’Green Policy’)

Eigenlijk zou dit de eerste stap moeten zijn, het opstellen en implementeren van een Green Policy. Hierdoor kunt u de deelnemers van uw evenement vertellen dat u begaan bent met het milieu en dat dit een bewuste keuze is geweest. U kunt de andere tips hierin meenemen.

7. Vraag uw locatieverschaffer naar diens ‘Green Policy’

Let bijvoorbeeld op het water- en energieverbruik, afval, transport, verpakkingen, inkoop, schoonmaak, lokale catering, enzovoort. Overleg wat u samen (nog meer) kunt doen om het milieu te besparen. Doe ditzelfde bij andere toeleveranciers en partners.

8. Train uw personeelsleden hoe ze milieuverantwoord kunnen werken

U kunt uw Green Policy meenemen in de event briefing voor eigen personeelsleden en die van toeleveranciers.

9. Zorg voor recycle faciliteiten op de locatie

En uiteraard voor een juiste afvoer c.q. follow-up… Gebruik bij voorkeur ook geen plastic bekertjes of flessen.

10. Gebruik lokale toeleveranciers

Maak voor uw inkoop gebruik van lokale toeleveranciers en zie wat voor verborgen schatten deze te bieden hebben (als dat mogelijk is). Kies bijvoorbeeld voor lokaal eten en drinken. Hiermee steunt u de lokale gemeenschap en het milieu (i.v.m. vervoer). En wie weet verrast en prikkelt u de zintuigen van de deelnemers door ze te wijzen op lokale gewoonten en producten.

11. Steun een goed doel

Onze favoriete tip: koppel uw evenement aan een door u gekozen goed doel. U kunt bijvoorbeeld ook uw deelnemers een keuze aanbieden uit meerdere doelen en samen met hen het percentage no-show doneren. Kijk hier voor een overzicht van goede doelen met het CBF-keurmerk. Wilt u weten welk doel bij uw bedrijf en/of evenement past? Kijk dan op de Nationale Goede Doelentest. N.B: goede doelen zijn fiscaal aftrekbaar.

12. Gebruik badges van gerecycled papier

Probeer de badges tevens zoveel mogelijk opnieuw te gebruiken voor nieuwe events.

13. Gebruik voor promotiematerialen gerecyclede materialen

Denk bijvoorbeeld aan: notitieblokken, tassen en pennen. Kijk bijvoorbeeld eens op GreenMotion. Zij verkopen onder andere pennen gemaakt van gerecyclede automaterialen.

14. Gebruik digitale visitekaartjes

Een leuk voorbeeld hiervan is Poken. Ook erg leuk als event give-away met uw eigen event logo erop. De Nederlandse concurrent van Poken is de E-Connector.

15. Sociale media en online netwerken

Volg andere event weblogs en netwerk met andere event professionals. Plaats bijvoorbeeld een groepsdiscussie over Green Events op diverse online event management communities, bijvoorbeeld op Event Planning & Management via LinkedIn of EventPeeps. Samen kunnen we met andere organisatoren en opdrachtgevers van evenementen een database vol met nuttige groene tips en strategieën creëren. Hoe meer hoe beter!

Waarom?

Met deze groene tips beschermt u het milieu, heeft u een sterke marketing tool in handen, steunt u lokale bedrijvigheid én bespaart u (veel) geld… Oftewel: Reduce, Reuse, Recycle. Het loont!